LAS ORGANIZACIONES. LA EMPRESA. SU ADMINISTRACIÓN

En esta ocasión y para dar inicio a este blog, veremos algunos conceptos introductorios con respecto a la administración en general, respondiendo preguntas como ser ¿Que es una Organización? ¿Que es la administración?, y para los que en algunas veces soñamos con emprender ¿Que es un administrador?¿Cuales se necesita para ser uno?¿Cuales son sus actividades principales?, con estas preguntas respondidas estaremos un paso mas cerca de llegar al objetivo, acompáñanos.

Las Organizaciones

En todo momento de su vida el ser humano se encuentra dentro de organizaciones como ser, organizaciones sociales, políticas, religiosas y otras, en las cuales las personas se relacionan para lograr algún objetivo especifico mas técnicamente seria,

Una organización es un ENTE creados por el hombre a fin de cumplir OBJETIVOS por los cuales fue creado, por lo general estos tienden a ser difíciles de cumplir de forma individual, esto no quita de que la persona objetivos propios.

Se caracterizan por:

• La división
• de trabajo
• de poder
• de responsabilidades
• La presencia de uno o mas centros de poder a fin de:
• Controlar sus esfuerzos
• Encausarlos hacia los fines que fue diseñado

Ademas podemos decir que TODA organización tiene:

• Valores
• Recursos
• Agentes

Una definición formal extraida del libro “Solana, Ricardo y Pienovi, Aroldo: Teoría de la Administración de Organizaciones Editorial Contabilidad Moderna” para definir a las organizaciones es:

Una organización es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes

Tipos de Organizaciones

Debido a que las organizaciones en si tienen muchos aspectos particulares que las caracterizan se tienen diversas clasificaciones de las cuales elegiremos algunas de ellas para nuestro desarrollo

Estas pueden ser clasificadas según distintos aspectos:

Según sus fines:
Con fines de lucro (empresas): Su principal objetivo es generar utilidades para sus dueños o accionistas.
Sin fines de lucro: Se caracterizan por cumplir funciones o roles en la sociedad sin que su objetivo principal sea generar utilidades (iglesia, ejercito, ONG, etc)


Según su formalidad:
Org. formales: Tienen estructuras y sistemas oficiales y definidos.
Org. informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización.


Según su grado de centralización:
Org. Centralizadas: La autoridad se centra en la parte superior (estructura piramidal).
Org. Descentralizadas: La autoridad se delega lo máximo posible al nivel más bajo posible.

Fuente: Idalberto Chiavenato - Administración de Recursos humanos

Administración, administrador y sus cualidades

En muchos lugares y en todo el tiempo escuchamos la palabra administración, pero que realmente significa esta palabra?, para llegar a entender un poco mas primero daremos las siguientes aproximaciones: 

• Como concepto: Presupone el cumplimiento de Fines y Objetivos, obteniendo resultados a partir del uso de recursos de manera eficiente y coordinando el esfuerzo de un grupo social en función de los resultados esperados.

• Como disciplina: Tiene como fin explicar el comportamiento de las organizaciones y se refiere al proceso de dirección de las mismas.

Juntando estas dos definiciones se puede también definir a la administración de la siguiente forma, cual permite ver que aspectos claves de una organización influye la administración.

Vale aclarar que la administración es un proceso que no solo puede ser aplicado a toda la organización, si no que también, a sus partes (o unidades de negocio) o niveles, y de hecho, en cada parte de la organización se pueden aplicar de distintas formas esto va a depender de las reglas que existan en organización y del administrador que este a cargo en ese momento.

Luego de ver un poco el concepto de administración, veremos que es un administrador y cuales son las habilidades necesarias para ser uno.

Administrador (Gerente):

Según la RAE es aquella persona que por oficio se encarga de dirigir, gestionar o administrar una sociedad, empresa u otra entidad, es decir, es la persona que se encarga de administrar los recursos de una entidad, como así también la designación de puestos y tareas a los integrantes del personal.

Como su palabra bien lo dice, un administrador se encargará solo y exclusivamente de trabajos administrativos, por lo cual debe poseer las habilidades necesarias para obtener resultados a través de otras personas, permitiendo alcanzar las metas organizacionales. Más específicamente, un administrador desempeña ciertas funciones básicas para que la organización se encamine hacia la consecución de dichas metas.

Roles del Administrador

Luego de tener un poco mas en claro cual es el objetivo de un administrador en una organización, veremos algunos ejemplos de las tareas realizadas por el mismo, independientemente del nivel de la organización en que trabaje, un administrador siempre planifica, organiza, dirige y controla. Sin embargo la naturaleza y el alcance de sus actividades son diferentes:

Alta dirección 

• Formula políticas generales de la organización.
• Ademas es responsable de la planificación estratégica

Gerencias intermedias

• Hacen ejecutar las políticas en sus áreas
• Llevan a cabo la planificación estratégica
• Son responsable de los niveles de supervisión

Nivel de supervisión

• Conduce a la base de la pirámide (al nivel operativo)

Niveles de administración

En el titulo anterior se vio que algunas de las actividades que realizan los administradores en los diversos niveles de la organización por lo que a continuación, explicaremos resumidamente que son estos niveles y que habilidades debe necesita un administrador en cada uno de ellos 

 En forma gráfica seria de la siguiente manera

En la imagen se ve cada nivel luego el rol del administrador en ese nivel y el objetivo principal a alcanzar

En cada nivel el éxito del administrador dependerá esencialmente de la compresión de los principios de la administración y de la aplicación de habilidades técnicas, humanas y conceptuales; la proporción de estas será distinta dependiendo el nivel de la organización que deba atender el administrador.

Las habilidades técnicas: Son los conocimientos aplicados a una tarea determinada. CLAVES PARA UN ADMINISTRADOR DEL SECTOR OPERATIVO.

Las habilidades humanas: Son las necesarias para motivar, comunicar, resolver conflictos de los distintos miembros de la organización. CLAVES PARA LOS TRES NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN.

Las habilidades conceptuales: Son las que se vinculan con la necesidad de ver la organización como un todo, sus componentes y su relación con el entorno. CLAVES PARA UN ADMINISTRADOR DE LA ALTA DIRECCIÓN.

La Empresa

Según PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN de ALVAREZ HECTOR, una empresa es una organización que comercializa productos o servicios a fin de obtener un beneficio económico. 

Características distintivas de las empresas.

La empresa tiene 2 características principales:

• Una estructura piramidal
• Su objetivo es producir un beneficio enconómico

Estas 2 características hacen que las empresas se diferencien de otras organizaciones.

Principales Áreas de la Empresa

Las principales áreas de una empresa son:

• Línea jerárquica.
• Línea de mando (o supervisión).
• Funciones de servicio: son aquellas que sin ser parte de la cadena de valor de la empresa, brindan actividades de soporte a las mismas o a la organización (contabilidad, recursos humanos, etc).
• Unidades operativas: Son las actividades básicas de la empresa, como ser, logistica, producción, comercio, etc.

ENFOQUE SISTÉMICO DE LAS ORGANIZACIONES (y la Empresa como caso particular de organización)

A traves de este enfoque podemos analizar a las organizaciones como un sistema:

• Entrada
• Proceso
• Salida

       Las entradas son los datos o variables que ingresan a nuestro sistema desde el ambiente (acciones, materia prima, energía, etc.) los cuales el sistema los procesara y dara un retorno a su ambiente (productos, servicios, energía, etc.) Ademas con las salidas se hará una retroalimentación según sean los objetivos del sistema.

Todas las organizaciones se comportan así independientemente de su tamaño o actividad que realicen.

Además podemos decir que las organizaciones son sistemas sociotécnicos incluidos en un sistema mayor que es la sociedad y que ambos interactúan y se influencian entre si.

Concepto de sistema

TEORÍA DE LA CONTINGENCIA EN RELACIÓN A LOS SISTEMAS Y SU ENTORNO

La teoría de contingencia con respecto a los sistemas trata de maximizar el funcionamiento del sistema en situaciones desfavorables planificando previamente a fin de no tener situaciones imprevistas.

Se parte de la base que no se tiene control sobre el ambiente, entonces se basa en centrar las observaciones en el comportamiento del ambiente a fin de prevenir nuestro sistema a los cambios que este pueda tener a fin de equilibrar entre ambos contextos.

ROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.

Todo sistema de información esta inmerso en un sistema mayor y por lo general el SI es un elemento de este; como todo elemento de un sistema, este trabaja para contribuir a cumplir los objetivos del sistema mayor.

Así es que este SI recibe datos de su entorno y los procesa para convertirlos en información útil para luego poder tomar decisiones y/o para que sirvan como entradas (datos) de otros elementos del sistema mayor.

EN RESUMEN:

Bibliografía:

• Harlod Koontz y Heinz Weihrich (1991). Administración: Una perspectiva Global.México DF, México. McGRAW-HILL
• Álvarez, Hector (2000). Principios de la Administración. Córdoba, Argentina. Editorial Universitaria de Córdoba.
• Idalberto Chiavenato (2011). Administración de Recursos humanos. México DF, México.McGRAW-HILL